§ 16.2 Форми організації зовнішньоекономічної служби на рівні підприємства

Відділ зовнішньоекономічних зв'язків виконує такі функції:

Науково-технічне співробітництво і зовнішні зв'язки. Виконання цієї функції передбачає необхідні заходи з науково-технічного співробітництва з іншими фірмами по вивченню і впровадженню передового досвіду; розробку планів співробітництва; організацію переговорів; збір та накопичення інформації з світового досвіду; підбір спеціалістів для відрядження за кордон; планування і контроль за експортним виробництвом, а також статистичну звітність.

Протоколювання, яке передбачає організацію протокольних заходів, пов’язаних з прийомом делегацій; проведення консультацій з іноземними фахівцями тощо; оформлення документів для всіх фахівців, що прибувають на підприємство з питань розширення ринку збуту продукції та обміну досвідом; забезпечення перекладачами іноземних фахівців, делегацій, а також переговорів; переклад каталогів, проспектів та іншої технічної документації.

Аналітичні дослідження, складання прогнозу збуту та розробка політики ціноутворення включає аналіз характеристик продукції, що випускається, з точки зору вимог ринку; вивчення та аналіз ринку збуту продукції; розробку, складання прогнозу збуту; визначення можливого асортименту товарів для продажу на ринку і розробка проекту нових форм обслуговування; створення банку даних для маркетингового ситуаційного аналізу; вивчення факторів, що впливають на швидкість впровадження товарів на ринку і вибір найбільш оптимального підходу до ціноутворення при реалізації продукції підприємства; аналіз стану цін на ринку.

Вивчення рекламної діяльності включає розробку заходів по стимулюванню попиту на продукцію підприємства; проведення аналізу
заходів з реклами продукції.    

Розробка планів і робота по укладанню угод на реалізацію
продукції охоплює укладання та впровадження угод, оформлення контрактів; роботу з біржами, брокерами, дилерами та агентами зі збуту,
пошук споживачів на основі розроблених прогнозів збуту; ведення
картотеки обліку споживачів; переговори з потенційними споживачами;
робота з сервіс-центрами, забезпечення їх запчастинами.    

Для представлення своєї продукції та пошуку клієнтів відділи
зовнішньоекономічної діяльності використовують такі форми організації:    

1) Участь у виставках та ярмарках. Так при виборі потрібної
виставки необхідно керуватись критеріями відбору, такими як популярність виставки, місце і час її проведення, реклама, ціна тощо. Участь у виставках справа не дешева, тому необхідно продумати всі фактори при виборі виставки. Як правило, на виставках укладається багато контактів, відбувається обмін візитками, обговорюються умови. В цьому і є переваги виставок, оскільки безпосередній контакт дає можливість з'ясувати перспективне співробітництво у майбутньому.

2) Розсилання листів за адресами каталогів. В спеціальних
довідниках можна знайти багато підприємств, які можуть бути зацікавлені і потребують продукцію вашого підприємства. Листи друкуються на
фірмових бланках підприємства. Необхідно приділити увагу стилістиці листа, тобто треба звертатись особисто, листи не повинні бути безликими
та однотипними. Однак треба відмітити, що ця робота не завжди
ефективна, займає багато часу і не дає гарантій на отримання відповідей.

3) Телефонні дзвінки та переговори з можливими покупцями, підприємствами. Це більш дорогий та більш швидкий захід ніж розсилання листів за аналогічними адресами. Сюди ж відносяться телекси і факси.

4) Об'яви в газетах. Це дорога реклама і немає гарантії, що ці затрати зможуть окупитися, але є можливість привернути до себе увагу значного числа потенційних покупців.