ТЕМА 3 СТРУКТУРА УПРАВЛІННЯ ОРГАНІЗАЦІЄЮ

3.1 Проектування організації. Принципи побудови організаційної структури.

3.2 Формування підрозділів організаційної структури.

3.3 Типи організаційних структур та їх аналіз.

3.1 Проектування організації. Принципи побудови організаційної структури

Побудова організації здійснюється за допомогою організаційного проектування, яким займається керівництво вищої ланки управління, виходячи з розроблених стратегічних планів, місії підприємства та встановлених цілей [21, 22, 33, 39, 50].

Організаційне проектування включає такі етапи:

1.  Здійснення поділу організації по горизонталі на широкі блоки, відповідно до найважливіших напрямків діяльності з реалізації стратегії. Прийняття рішень про те, які види діяльності мають виконувати лінійні підрозділи, а які – штабні;

2.  Визначення співвідношення між повноваженнями різних посад. При цьому керівництво визначає послідовність команд, за потреби здійснює подальший поділ на менші організаційні підрозділи з метою ефективнішого використання спеціалізації та запобігання перевантаженню керівництва;

3.  Визначення посадових обов’язків як сукупності певних завдань і доручення їх виконання конкретним особам, які несуть відповідальність за їх ефективне використання.

В результаті організаційного проектування формується організаційна структура управління, яка характеризує її будову та внутрішню форму системи, зв’язок елементів, що забезпечують функціонування й розвиток організації як єдиного цілого.

Організаційна структура – це сукупність виробничих ланок і впорядкованих потоків ресурсів у виробничій системі, а також органів управління та їх певний взаємозв’язок, які забезпечують досягнення стратегічних цілей підприємства.

Структура має тісні зв’язки з її елементами [21, С. 179;  40, С. 189]: ланками управління на кожному рівні, цілями,   функціями,   процесом   управління, чисельним і професійно-кваліфікаційним складом працівників, ступенем централізації і децентралізації функцій управління, інформаційними  зв’язками. В рамках організаційної структури відбувається рух потоків інформації і прийняття управлінських рішень, у чому беруть участь мене­джери всіх рівнів, категорій і професійної спеціалізації.

При побудові організаційної структури необхідно дотримувати­ся принципів, які наведені на рис. 3.1.

Побудова організаційних структур відбувається поетапно. На першому етапі – ініціювання – відбувається постановка завдань організації, визначаються способи їх вирішення та проектується система комунікацій. На другому етапі – координації – визначаються необхідні види діяльності, визначається склад виконавців, створюються системи мотивації. На третьому етапі – управління – здійснюється делегування повноважень та забезпечується їх виконання.

Розробляючи організаційну структуру, необхідно дотримуватись таких основних вимог [40, С. 190; 50, С. 402-410, ]:

1.  Адаптивність, тобто здатність організаційної структури пристосовуватись до змін, що відбуваються у зовнішньому середовищі;

2.  Перспективність, а саме вирішення стратегічних задач, пов’язаних з майбутнім розвитком виробництва та управління, а не лише оперативних;

3.  Спеціалізація, тобто функціональна замкнутість структурних підрозділів, конкретизація сфери діяльності кожної ланки управління;

4.  Узгодженість інтересів між усіма ланками управління;

5.  Ефективність. Через організаційну структуру повинні підвищуватись процеси управління, продуктивність праці адмінперсоналу, витрати на утримання органів управління повинні відповідати можливостям організації;

6.  Простота, а саме легкість для розуміння персоналом та пристосування до даної форми управління;

7.  Еластичність, тобто здатність до розвитку, яка обумовлена вдосконаленням виробництва, зміною зовнішніх умов, появою інновацій тощо.

3.2   Формування підрозділів організаційної структури

Організаційні структури формуються відповідно до вимог довготривалого забезпечення конкурентоспроможності та економічної ефективності підприємства для забезпечення координації й контролю діяльності підрозділів фірми та її співробітників.

Першим кроком при формуванні організаційної структури є розподіл організації на підрозділи або департаменти, про які говорилось вище. 

Другим кроком у формуванні організаційної структури є встановлення кількості підрозділів, які входять до структури, та їх обов’язків. Для цього необхідно провести такі розрахунки [22, С. 46-48, 45]:

1.  Для кожного підрозділу визначити кількість робочих місць. Для розрахунку використовують дані загальної трудомісткості виконаних робіт у межах підрозділу за фіксований проміжок часу (рік, квартал, місяць). При цьо­му для виробничих підрозділів використовують аналітико-розрахункові методи, які дають змогу точно визначити загальну трудомісткість робіт на основі витрат часу й річного обсягу робіт на кожній техно­логічній операції. Для функціональних підрозділів, праця в яких має творчий та індивідуальний характер, для розрахунків беруть середні показники витрат праці за результатами фотографії робочого часу чи моментних спостережень або використовують для проектування кількості ро­бочих місць з досвіду аналогічних фірм;

2.  Встановлюється ефективний фонд робочого часу одного працівника за той же період, для якого було розраховано обсяг робіт у попередньому пункті з врахуванням нормованих перерв у роботі;

3.  Розраховується необхідна кількість робочих місць (праців­ників) на кожній операції технологічного процесу й у цілому по підрозділу діленням загальної трудомісткості виконання встановленого обсягу робіт на ефективний фонд робочого часу одного пра­цівника. Отриманий результат показує загальну кількість праців­ників, що будуть зайняті в даному підрозділі, працю яких необхідно координувати для досягнення поставлених завдань;

4.  Розраховують оптимальну кількість керівників і визначають їхню ієрархію. Оскільки, якщо в керівника багато підлеглих – він не в змозі ефективно виконувати свої функції, а при малій кількості підлеглих зростає ієрархічність в управлінні та посилюється його централізація. Для визначення оптимальної кількості підлеглих використовують норму керованості.

Норма керованості – допустима кількість виконавців, які підпорядковуються одному керівникові. Для її визначення можуть використовуватися як дослідно-статистичні методи (порівняння зі штатною кількістю персоналу аналогічного підрозділу, який вико­нує аналогічні обсяги робіт), так і розрахунково-аналітичні, які вра­ховують такі чинники, як характер робіт, обсяг інформації, витра­ти часу, кількість взаємозв'язків тощо. Звичайно, розрахункова кількість підлеглих, що припадає на одного керівника, не є догмою. Вона може відрізнятися навіть у межах однієї фірми [22, С. 48; 45, С. 129].

Для визначення оптимальної кількості підлеглих необхідно враховувати чинники, які наведені на рис. 3.2.

З урахуванням наведених чинників розроблено такі рекомендації [22, 45]: норма керо­ваності для менеджера вищого рівня становить  3-6 осіб; для ме­неджера середньої ланки – 7-15 осіб; для нижчого рівня – 20-35 виконавців. При цьому слід усвідомлювати, що конкретна господарська ситуація може перешкоджати дотриманню перелічених норм. У цьому разі доцільно вводити посаду заступника. Досвід показує, що коли з об'єктивних причин навантаження керівника в 1,5 раза перевищує рекомендовану норму, то ефективність його праці підвищиться з уведенням посади заступника й переданням йому частини повноважень і відповідальності.

3.3 Типи організаційних структур та їх аналіз.

Організаційні структури підприємства можна класифікувати за різними ознаками (табл. 3.1) [21, 22, 33, 36, 37, 45, 47, 50].

Механістичні структури (бюрократичні) ха­рактеризуються жорсткою ієрархією влади в компанії, фор­малізацією правил і процедур, централізованим прийняттям рішень, добором кадрів відповідно до технічних кваліфікаційних вимог, об'єктивною сис­темою винагороди, захищеністю службовців від свавільних звільнень. До цього типу належать лінійна, функціональна структури та їхній симбіоз  –  лінійно-функціональна й дивізіональна структури управління.

Рисунок 3.2 – Чинники, які враховуються при визначенні оптимальної кількості підлеглих
 

Адаптивні структури розробляються та впроваджуються з метою забезпечення можливостей реагувати на зміни зовнішнього середовища та впроваджувати наукомістку технологію.

Лінійна організаційна структура являє собою систему управління, в якій кожний підлеглий підпорядкований тільки одному керівнику і в кожному підрозділі виконується весь комплекс робіт, пов’язаних з його управлінням. Схематично ця структура подана на рис. 3.3.

Переваги лінійної оргструктури:

Ø чіткість і простота взаємодії (неможливість отримання підлеглим суперечливих розпоряджень та вказівок);

Ø відповідальність кожного за виконання свого завдання (надійний контроль та дисципліна);

Ø оперативність у прийнятті рішень;

Ø особиста відповідальність керівника за кінцеві результати діяльності свого підрозділу;

Ø економічність (за умови невеликих розмірів організації).

Таблиця 3.1 – Класифікація організаційних структур підприємства

Рисунок 3.3 –  Принципова схема лінійної організаційної структури

Недоліки лінійної оргструктури:

Ø необхідність високої кваліфікації керівників;

Ø перевантаження інформацією, великий потік документації, безліч контактів з підлеглими, вищими та суміжними організаціями;

Ø зростання числа рівнів управління при збільшенні розмірів організації;

Ø відсутність спеціалістів з окремих функцій управління;

Ø обмеження ініціативи у робітників на нижчих рівнях.

Лінійно-штабна організаційна структура. При лінійних керівниках створюються штаби (рис. 3.4), до складу яких включають фахівців з різних видів діяльності, які спеціалізуються на виконанні певних управлінських функцій.

          Рисунок 3.4 –  Принципова схема лінійно-штабної організаційної структури

Всі виконавці підпорядковуються безпосередньо лінійним керівникам, вони не мають права приймати управлінські рішення, тільки сприяють розробці необхідних положень в межах конкретної функції управління.

Функціональна організаційна структура ґрунтується на принципі спеціалізації організаційних і управлінських структур за функціональною ознакою. Керівники спеціалізуються на окремих управлінських функціях, які виконуються відповідними спеціалістами (рис. 3.5).

Рисунок 3.5 –  Принципова схема функціональної організаційної структури

Функціональну структуру доцільно використовувати за великої кількості спеціалізованих робіт в організації.  

Переваги функціональної оргструктури:

Ø спеціалізація діяльності функціональних керівників; 

Ø скорочення часу проходження інформації;

Ø розширення можливостей лінійних керівників в оперативному керівництві;

Ø відсутність дублювання лінійних і функціональних взаємозв’язків;

Ø  розвантаження вищого керівництва.

Недоліки функціональної оргструктури:

Ø можливість отримання суперечливих вказівок;

Ø  довга процедура прийняття рішень;

Ø порушення принципу єдиноначальності;

Ø складність контролю;

Ø недостатня гнучкість.

Лінійно-функціональна організаційна структура являє собою комбінацію лінійної та функціональної структур. В такій структурі лінійні ланки приймають рішення, а функціональні підрозділи допомагають готувати різні рішення, заходи, плани для прийняття управлінських рішень         (рис. 3.6).

Рисунок 3.6 –  Принципова схема лінійно-функціональної організаційної структури

Лінійно-функціональні структури доцільно застосовувати на підприємствах, які функціонують у стабільних зовнішніх умовах, з масовим типом виробництва, зі стабільним асортиментом продукції  та несхильних впроваджувати інноваційні процеси у своїй діяльності.

Переваги лінійно-функціональної структури:

Ø поєднує переваги лінійних та функціональних структур;

Ø оперативне прийняття рішень;

Ø персональна відповідальність кожного керівника за результати діяльності;

Ø  забезпечує відносно швидке здійснення управлінських рішень завдяки своїй ієрархічності;

Ø професійне вирішення завдань спеціалістами функціональних служб.

Недоліки лінійно-функціональної структури:

Ø складність регулювання відношень лінійних і функціональних            керівників;

Ø в умовах реорганізації збільшується потік інформації, який спричиняє перевантаження керівників;

Ø дублювання управлінських функцій;

Ø розпорошення відповідальності;

Ø надходження недостовірної інформації від функціональних керівників до лінійних;

Ø  опір здійсненню організаційних змін.

Дивізіональна організаційна структура. Створюється в тих випадках, коли відбувається зростання підприємства, ускладнюються технологічні процеси, відбувається диверсифікація виробництва відповідно до змін зовнішнього середовища.  Тобто навколо певного виробництва формується організаційний підрозділ з автономією у здійсненні своєї повсякденної операційної діяльності (рис. 3.7.).

Рисунок 3.7 – Принципова схема дивізіональної організаційної структури

Переваги дивізіональної оргструктури: 

Ø забезпечує управління багатопрофільним підприємством із загальною кількістю працівників до 100 тисяч і територіально віддаленими підрозділами;

Ø невтручання в оперативну діяльність виробничих підрозділів;

Ø можливість для вищого керівництва зосередитись на вирішенні стратегічних проблем;

Ø підвищення якості рішень, що приймаються (завдяки наближенню до місця виникнення проблеми);

Ø гнучкість до змін у зовнішньому середовищі;

Ø тісний взаємозв’язок виробництва зі службовцями;

Ø внутрішньофірмова конкуренція.

Недоліки дивізіональної оргструктури:

Ø дублювання функцій управління на рівні підрозділів;

Ø розбіжність інтересів центру і дивізіонів;

Ø складність контролю з центру за порушеннями на місцях;

Ø збільшення витрат на утримання апарату управління.

Матрична організаційна структура є тимчасовою оргструктурою, яка створюється для вирішення конкретного завдання. В такій структурі крім звичайних функціональних підрозділів, які функціонують постійно, формуються так звані проектні групи як тимчасові колективи, які після завершення проекту розпускаються (рис. 3.8).

Рисунок 3.8 –  Принципова схема матричної організаційної структури

Матричний тип структури використовується фірмами, продукція яких має відносно короткий життєвий цикл і часто змінюється, тобто фірмами, яким необхідно мати добру маневреність у питаннях виробництва та стратегії.

Переваги матричної структури:

Ø  високий ступінь адаптації до змін у середовищі;

Ø  можливість одночасного впровадження різних типів стратегічної ініціативи;

Ø  значна активізація діяльності керівників і працівників управлінського персоналу;

Ø  можливість прийняття керівником проекту швидких креативних рішень;

Ø  забезпечення гнучкості та оперативності маневрування ресурсами при виконанні кількох програм в межах однієї фірми;

Ø  гнучке та ефективне використання персоналу організації, спеціальних знань і компетентності співробітників;

Ø  скорочення строків створення нової техніки та технології, зменшення вартості робіт, підвищення якості створених технічних систем.

Недоліки матричної структури:

Ø  обмежена сфера застосування;

Ø  виникнення конфліктів на підставі “боротьби за владу” між функціональними керівниками і керівниками проектів;

Ø  переваги кар’єрного зростання у співробітників проектного напрямку перед функціональними;

Ø  високі вимоги до кваліфікації всіх членів проектних груп;

Ø  необхідність постійного контролю керівника організації за співвідношенням поділу ресурсів;

Ø  громіздкість та складність комунікаційного процесу.

Конгломератна структура не є сталою та впорядкованою. У цьому випадку організація набуває форми, яка найкраще вирішує конкретну ситуацію. Конгломерат зазвичай складається із штаб-квартири, що здійснює загальне керівництво, й багатьох оперативно самостійних філій, які юридично зареєстровані. Штаб-квартира розробляє загальнокорпоративну стратегію, веде спільну бухгалтерію, здійснює фінансове планування і контроль, надає допомогу філіям, але не втручається в їхнє оперативне управління й дозволяє мати ту організаційну структуру, яка є для них найефективнішою.

Така структура дуже популярна серед підприємців в наукомістких галузях, де потрібно швидко переходити на нові види продукції та швидко припиняти виробництво застарілої.

Переваги:

Ø високий рівень децентралізації влади;

Ø можливість швидкої диверсифікації з мінімальним порушенням існуючих у конгломераті зв’язків;

Ø наявність мінімальної залежності між фірмами, що входять до складу конгломерату.

Недоліки:

Ø проблематичність дотримання загального іміджу в умовах достатньої стратегічної свободи;

Ø автономія підрозділів може блокувати досягнення вигод стратегічного поєднання.

КОНТРОЛЬНІ ЗАПИТАННЯ

1. Наведіть основні принципи побудови організаційної структури.

2. Які Ви знаєте фази організаційного процесу та які функції виконуються на кожній фазі?

3. Як здійснюється формування підрозділів організаційної структури?

4. Охарактеризуєте механістичні організаційні структури.

5. Дайте характеристику органічних організаційних структур.

6. Порівняйте лінійну, функціональну та лінійно-функціональну організаційну структуру. Наведіть їх переваги та недоліки.

7. Лінійно-штабна організаційна, її переваги та недоліки. Де вона застосовується?

8. Дайте характеристику дивізіональної організаційної структури.

9. Охарактеризуйте матричну організаційну структуру.

10. Дайте характеристику конгломератного типу організаційної структури.

ТЕСТИ  ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

І. Що слід розуміти під організаційною структурою управління?

1.  Сукупність ланок управління організацією;

2.  Склад підрозділів управління підприємством;

3.  Впорядкованість потоків виробничих ресурсів, які використовуються для виготовлення продукції;

4.  Сукупність і впорядкованість взаємопов’язаних управлінських ланок, які забезпечують здійснення і виконання функцій організації.

ІІ. Норма керованості – це:

1.  Допустима кількість відділів, які підпорядковані одному робітнику;

2.  Допустима кількість виконавців, які підпорядковані одному робітнику;

3.  Допустима кількість керівників в організації;

4.  Допустима кількість структурних підрозділів в організації.

ІІІ. Структури, які характеризуються   ієрархією влади в компанії, мають централізоване прийняття рішень, називаються: 

1.  Механістичні;

2.  Адаптивні;

3.  Фіктивні;

4.  Прозорі.

IV. Структури, які мають розмиті межі управління, невелику кількість рівнів управління, децентралізацію, називаються:

1.  Механістичні;

2.  Адаптивні;

3.  Фіктивні;

4.  Прозорі.

V. Де переважно застосовується лінійна структура управління?

1.  В управлінні корпораціями;

2.  В управлінні акціонерними товариствами;

3.  В управлінні малими підприємствами;

4.  В управлінні холдингами.

VІ. Що створює структуру управління організацією?

1.  Сукупність лінійних органів управління;

2.  Сукупність функціональних служб;

3.  Сукупність лінійних і функціональних служб;

4.  Сукупність виробничих підрозділів.

VІІ. Яка організаційна структура є простою, економічною, з оперативним прийняттям та реалізацією управлінських рішень?

1.  Ліній;

2.  Лінійно-штабна;

3.  Лінійно-функціональна;

4.  Функціональна.

VІІІ. Де переважно застосовують лінійно-функціональні служби управлінні?

1.  В управлінні великими організаціями;

2.  В управлінні малими організаціями;

3.  В управлінні великими і малими організаціями;

4.  В управлінні середніми організаціями.

ІХ. В яких випадках доцільно застосовувати дивізіональну організаційну структуру?

1.  Коли зменшуються обсяги виробництва продукції.

2.  Коли підприємство займається науково-дослідною діяльністю.

3.  Коли відбувається зростання підприємства та диверсифікація виробництва.

4.  Коли підприємство займається реалізацією продукції на одній території.

Х. Де переважно застосовують матричні організаційні структури?

1.  В управлінні багатофункціональними організаціями з нетривалим життєвим циклом продукції;

2.  В управлінні малими організаціями;

3.  В управлінні великими організаціями;

4.  В управлінні середніми за розмірами організаціями.

ХІ. Яка основна перевага при застосуванні матричної організаційної структури?

1.  Орієнтованість на удосконалення інформаційних зв’язків між ланками управління;

2.  Орієнтованість на розробку інновацій;

3.  Гнучкість та орієнованість на нововведення;

4.  Орієнтованість на задоволення потреб споживачів.

ХІІ. Яку організаційну структуру доцільно застосовувати підприємству, яке має багато регіональних відділень?

1.  Лінійно-функціональну;

2.  Функціональну;

3.  Дивізіональну;

4.  Матричну.

ХІІІ. Яку організаційну структуру доцільно застосовувати, якщо на підприємстві існує велика кількість спеціалізованих робіт?

1.  Лінійну;

2.  Функціональну;

3.  Лінійно-функціональну;

4.  Матричну.

ХІV. Який основний недолік застосування дивізіональної організаційної структури?

1.  Дублювання функцій управління на рівні підрозділів;

2.  Існує внутрішньофірмова конкуренція;

3.  Існує тісний взаємозв’язок виробництва зі службовцями;

4.  Відсутнє  втручання в оперативну діяльність виробничих підрозділів.

ХV.В яких організаціях доцільно застосовувати конгломератну структуру?

1.  Виробництво мобільних телефонів;

2.  Кондитерська фабрика;

3.  Хлібозавод;

4.  Університет.