Попередня сторінка          Зміст           Наступна сторінка          Електронні посібники ВНТУ

ЛАБОРАТОРНА РОБОТА № 3
СТВОРЕННЯ ФОРМ

Мета роботи: навчитися створювати форми.

3.1 Теоретичні відомості

3.1.1 Необхідність форм

Форма – це об'єкт БД, який допомагає створювати інтерфейс користувача для застосування БД. «Зв’язана» – це форма, яка безпосередньо підключена до джерела даних, наприклад таблиці або запиту, і може використовуватися для введення, редагування або відображення даних із цього джерела даних. Ви також можете створити «вільну» форму, яка не зв’язується безпосередньо з джерелом даних, але містить кнопки, надписи або інші елементи керування, потрібні для роботи застосунку.

В Access можна створити форми нижченаведених видів:

•  форма в стовпець або повноекранна форма;
•  рядкова форма;
•  таблична форма;
•  форма головна/підлегла;
•  зведена таблиця;
•  форма-діаграма.

Дані в таблицю можна вносити і без допомоги форм, але існують принаймні чотири причини, що роблять форми незамінним засобом введення даних у базу.

По-перше, малокваліфікованому персоналу не можна давати доступ до таблиць.

По-друге, різні люди можуть мати різні права доступу до інформації, що зберігається в таблицях. Наприклад, один має право вводити тільки імена й адреси клієнтів, інший – тільки номера їхніх розрахункових рахунків, а третій – тільки грошові суми, що зберігаються на цих рахунках. Обмін інформацією між цими людьми потрібно унеможливити. Для введення даних їм дають різні форми, хоча дані з форм можуть надходити в одну таблицю.

По-третє, введення даних у таблицю – надзвичайно складне заняття. Вже після декількох годин роботи люди роблять помилки. Введення даних у форму простіше, адже багато чого можна автоматизувати, до того ж елементи керування форм налаштовують таким чином, щоб при введенні даних виконувалася їх первинна перевірка.

І нарешті, по-четверте, треба згадати, звідки береться інформація для БД. Як правило, її беруть із паперових бланків (анкет, заяв, рахунків, і т. п.). Екранні форми можна зробити точною копією паперових бланків, з яких відбувається введення даних.

3.1.2 Створення форм

У програмі Access на вкладці Створити доступні кілька засобів швидкого створення форм, кожен із яких дає змогу створити форму одним клацанням миші. Проте, якщо ви бажаєте самостійно вибрати поля, які відображатимуться у формі, можна скористатися майстром форм. Майстер також дає змогу визначати спосіб групування та сортування даних і використовувати поля з кількох таблиць або запитів (за умови, що зв'язки між таблицями та запитами вже визначено).

Створення форми за допомогою майстра форм

1. На вкладці “Створити” у групі “Форми” натисніть кнопку “Майстер форм”.
2. Дотримуйтеся вказівок на сторінках майстра форм.

Примітка. Якщо потрібно додати до форми поля з кількох таблиць і запитів, не натискайте кнопку “Далі” або “Готово” після вибору полів із першої таблиці або запиту на першій сторінці майстра форм. Замість цього повторіть кроки для вибору таблиці або запиту, а потім клацніть будь-які додаткові поля, які потрібно додати до форми. Щоб продовжити, натисніть кнопку “Далі” або “Готово”.

3. На останній сторінці майстра натисніть кнопку “Готово”.

У майстрі форм можна отримати різноманітні результати, залежно від вибраних параметрів. Тому рекомендовано запускати майстер кілька разів, щоразу експериментуючи з різними параметрами, доки не отримаєте бажані результати.

Створення форми за допомогою засобу «Форма»

1. В області переходів виберіть таблицю або запит із даними, які слід відображати у формі.
2. На вкладці “Створити” у групі “Форми” натисніть кнопку “Форма”.

Access створює форму й відображає її в поданні розмічування. У цьому поданні можна змінювати структуру форми, а відображення в ній даних триватиме.

Створення розділеної форми за допомогою засобу «Розділена форма»

Розділена форма відрізняється від поєднання форми та підформи тим, що дані два подання зв’язані з одним джерелом даних і постійно синхронізуються одне з одним. Якщо вибрати поле в одній області форми, те ж поле буде обрано в іншій області форми. Ви можете додавати, редагувати або видаляти дані з будь-якої із двох областей (за умови, що джерело записів оновлюється та параметри форми не забороняють відповідні дії).

Робота з розділеними формами дає змогу використовувати переваги обох видів форм в одній. Наприклад, можна використати область табличного подання даних форми для швидкого пошуку запису, а потім використати область форми для перегляду й редагування цього запису.

1. В області переходів клацніть таблицю або запит із даними, які потрібно додати до форми, або відкрийте таблицю чи запит у вікні табличного подання даних.
2. На вкладці “Створити” у групі “Форми” натисніть кнопку “Розділена форма”.

Створення форми, у якій відображаються кілька записів, за допомогою засобу «Кілька елементів»

Якщо форму створено за допомогою засобу «Форма», то у створеній програмою Access формі відображається одночасно один запис. Якщо потрібно створити форму для одночасного відображення кількох записів, у якій доступно більше можливостей для настроювання, ніж у таблиці даних, можна використати засіб «Кілька елементів».

1. В області переходів виберіть таблицю або запит із даними, які слід відображати у формі.
2. На вкладці “Створити” у групі “Форми” натисніть кнопку “Додаткові форми” та виберіть пункт “Кілька елементів”.

Створена у програмі Access за допомогою засобу «Кілька елементів» форма нагадує дані в табличному поданні – дані впорядковано в рядках і стовпцях, одночасно можна переглядати кілька записів. Але у формі з кількома елементами доступно більше можливостей настроювання, ніж для даних у табличному поданні, наприклад, можна додати графічні елементи, кнопки та інші елементи керування.

Створення форми за допомогою засобу «Порожня форма»

Якщо потрібну форму не вдалося створити за допомогою майстра або засобу побудови форм, можна використати для побудови форми засіб «Пуста форма».

1. На вкладці “Створити” у групі “Форми” натисніть кнопку “Порожня форма”.

Пуста форма відкривається в поданні розмічування програми Access, також відображається область “Список полів”.

2. В області “Список полів” клацніть знак «плюс» (+) поруч із таблицею (таблицями) з полями, які слід відображати у формі.
3. Щоб додати поле до форми, клацніть його двічі або перетягніть до форми.

Примітки.

Після того, як перше поле додано, можна додати кілька полів одночасно. Для цього виберіть кілька полів, утримуючи натиснутою клавішу CTRL, і перетягніть їх до форми.

Порядок таблиць в області списку полів може змінюватися залежно від вибраної області форми. Якщо поле, яке потрібно додати до форми, не відображається, спробуйте вибрати іншу область форми та повторіть спробу додавання поля.

Засоби у групі “Колонтитули” на вкладці “Проектування” використовуються для додавання емблеми, назви, номерів сторінок або дати й часу до форми.

Використовуйте засоби у групі “Елементи керування” на вкладці “Конструктор”, щоб додати інші елементи керування до форми.

Якщо потрібно додати інші різноманітні елементи керування, перейдіть до режиму конструктора, клацнувши правою кнопкою миші форму та вибравши пункт “Конструктор”.

3.1.3 Структура форм

Створюючи форми автоматичними засобами, можна не замислюватися над їх структурою, але при розробці форми вручну зі структурою доводиться мати справу.

Структуру форми складають її розділи, а розділи містять елементи керування.

3.1.4 Елементи керування та налаштування форми

При створенні форми вручну елементи керування розміщують на ній так, як зручно проектувальнику. Крім елементів керування “Напис” і “Поле”, існує ще декілька корисних елементів керування.

Перемикачі. З ними можна зв'язати команди, наприклад, фільтрацію.

Прапорці. Діють аналогічно перемикачам, але допускають множинний вибір. Зручні для керування режимами сортування даних.

Список. Може містити фіксований набір значень або з заданого поля однієї з таблиць. Дозволяє не вводити дані, а вибирати із списку.

Поле зі списком. Застосовується, як і список, але займає менше місця у формі, оскільки список відкривається тільки після натиснення на кнопці.

Командні кнопки. З кожній із них можна зв'язати корисну команду, наприклад команду пошуку запису, переходу між записами й інші.

Вкладки. Дозволяють розмістити багато інформації на обмеженій площі. На вкладках розміщають інші елементи керування.

Поле об'єкта OLE. Служить для розміщення зовнішнього об'єкта, що відповідає прийнятої в Windows концепції зв'язування і впровадження об'єктів. Об'єктом, як правило, є ілюстрація, наприклад, фотографія, але це може бути і відеозапис, і музичний фрагмент, і голосове повідомлення.

Існують два типи полів для розміщення об'єктів OLE:

“Вільна рамка об’єкта” і “Приєднана рамка об'єкту”. У першому випадку рамка не зв'язана ні з яким полем таблиць бази даних. Об'єкт, що знаходиться в ній, виконує роль ілюстрації і служить для оформлення форми. З “Приєднана рамка об'єкту” пов'язане одне з полів таблиці. У ній відображається вміст цього поля. Цей вміст може змінюватися при переході від одного запису до іншого.

Налаштування форми в поданні розмічування

Після створення форми можна легко налаштувати її макет за допомогою подання розмічування. Використовуючи дані дійсної форми як орієнтир, можна перевпорядкувати елементи керування й налаштовувати розміри.

1. Для переходу до подання розмічування клацніть правою кнопкою миші форму в області переходів і виберіть пункт “Режим розмічування”.

Форма відображається в поданні розмічування програми Access.

2. Щоб змінити властивості форми, її елементи керування та розділи, можна скористатися вікном властивостей (натисніть клавішу F4).
3. Щоб додати поля з основної таблиці або запиту до макета звіту, можна використати область “Список полів” (на вкладці “Конструктор” у групі “Знаряддя” натисніть кнопку “Додати наявні поля”; або сполучення клавіш ALT+F8).
4. Потім можна перетягнути поля безпосередньо з області “Список полів” до форми.

•  Для додавання одного поля клацніть його двічі або перетягніть з області “Список полів” до розділу форми, в якому слід його відображати.
•  Для одночасного додавання кількох полів виберіть потрібні поля, утримуючи натиснутою клавішу CTRL. Потім перетягніть вибрані поля до форми.

Налаштування форми в режимі конструктора

Щоб перейти до режиму конструктора, в області переходів клацніть правою кнопкою миші ім'я форми та виберіть пункт “Конструктор”.

Примітка. Режим конструктора недоступний під час роботи з веб-базою даних.

Програма Access відображає форму в режимі конструктора.

Далі користуватись пунктами 2–4 аналогічними у попередньому описі.

Створення написів

Редагування форм перебуває в створенні нових або зміні наявних елементів керування, а також у зміні їхнього взаємного розташування.

При розгляді прийомів створення нових елементів керування ми скористаємося тим фактом, що Майстер, що створив форму, не заповнив її розділ заголовка.

1. Перетягнувши вниз розділювальну межу між заголовком і областю даних, ми можемо звільнити вгорі досить місця для створення великого напису.
2. На панелі елементів існує спеціальний елемент керування для створення заголовків, що називається “Напис”.
3. Натиснувши на ньому, а потім на формі, ми одержуємо текстову рамку, у якій можна вводити довільний текст. При введенні тексту не треба турбуватися про його форматування. Завершивши введення, треба натиснути клавішу ENTER, після чого можна оформлювати текст.
4. Для форматування елемента керування його треба спочатку виділити. Для цього служить інструмент “Вибір об’єктів”.

При виділенні елемента керування навколо нього утворюється рамка з вісьмома маркерами (по кутках і по центрах сторін рамки). Рамку можна розтягувати або стискувати методом перетягування меж. При наведенні на маркер покажчик миші змінює форму, приймаючи зображення відкритої долоні. У цей момент рамку можна переміщувати.

5. Особливу роль грає лівий верхній маркер рамки. При наведенні на нього покажчик миші приймає форму вказівного пальця.

Коли об'єкт виділений, можна змінювати параметри шрифту, метод вирівнювання тексту й інші елементи форматування. Це виконують звичайними засобами форматування, доступними через відповідну панель інструментів Access.

Якщо натиснути на виділеному елементі правою кнопкою миші, відкриється його контекстне меню, у якому є додаткові можливості зміни оформлення.

3.2 Завдання до лабораторної роботи

1. Створити форму в режимі конструктора для заданого варіанта (лабораторна робота № 1), яка буде мати вигляд як на рис. В.1 (додаток В).
2. Форма повинна мати три розділи:

-      Заголовок (повинен містити напис з назвою варіанту завдання, відповідно до варіанту лабораторної роботи № 2, наприклад, “Розрахунок премії”);

-      область даних, що містить зв’язані поля таблиці “Кадри”;

-      примітки (прізвище студента).

3. В області даних використати дві вкладки:

в першій вкладці – перша група полів таблиці “Основна інформація”;

в другій вкладці – друга група полів таблиці “Додаткова інформація”;

4. Створити форму в режимі “Майстер форм”.

3.3. Контрольні питання:

1. Що таке форма? Які дії вона дозволяє виконувати?
2. Які види форм можливо створити у Microsoft Access?
3. Чим відрізняється автоформа у стовпець, стрічкова, таблична? Для чого вони призначені.
4. Якими способами можна створювати форму у Microsoft Access?
5. Як створити на формі поле, що обчислюється?
6. Як викликати на екран вікно побудови виразів?
7. Які елементи керування можна вставити на форму?