Попередня сторінка          Зміст           Наступна сторінка          Електронні посібники ВНТУ

ЛАБОРАТОРНА РОБОТА № 4
СТВОРЕННЯ ЗВІТІВ ЗАСОБАМИ MS ACCESS

Мета: навчитись створювати звіти різних типів, використовуючи майстер та конструктор.

4.1 Теоретичні відомості

4.1.1 Визначення звіту та його складові

Звіт – це об’єкт БД, який використовується для відображення та підсумування даних. Звіти використовуються для розповсюдження або архівації знімків даних через друк, перетворення на файли формату PDF або XPS чи експортування в інші формати файлів.

Звіт може містити докладну інформацію про певний запис, зведені дані з багатьох записів або те та інше разом.

Звіт програми Access складається з кількох частин. Щоб побачити ці частини у клієнтській БД, звіт потрібно відкрити в режимі конструктора. У наведеному нижче списку описуються типи частин і їх призначення.

• Верхній колонтитул звіту (друкується лише один раз, на початку звіту). У ній використовуються дані, які зазвичай розміщуються на титульній сторінці, наприклад емблема, назва або дата. Якщо у верхньому колонтитулі звіту розмістити обчислюваний елемент керування, у якому використовується агрегатна функція Sum, сума обчислюватиметься для всього звіту. Спочатку друкується верхній колонтитул звіту, а потім – верхній колонтитул сторінки.
• Верхній колонтитул сторінки (друкується у верхній частині кожної сторінки). Наприклад, він використовується для повторення заголовка звіту на кожній сторінці.
• Верхній колонтитул групи (друкується на початку кожної нової групи записів). Він використовується для друку назви групи. Наприклад, у звіті, згрупованому за товарами, верхній колонтитул групи використовується для відображення назви товару. Якщо у верхньому колонтитулі групи розмістити обчислюваний елемент керування, у якому використовується агрегатна функція Sum, сума обчислюватиметься для поточної групи. Залежно від кількості рівнів групування звіт може містити кілька частин із верхнім колонтитулом групи.
• Подробиці (друкується один раз для кожного рядка у джерелі записів). Саме тут розміщуються елементи керування, які становлять тіло звіту.
• Нижній колонтитул групи ( друкується в кінці кожної групи записів). Нижній колонтитул групи використовується для відображення зведених даних для групи. Залежно від кількості рівнів групування звіт може містити кілька частин із нижнім колонтитулом групи.

• Нижній колонтитул сторінки (друкується наприкінці кожної сторінки). Вона використовується для друку номерів сторінок або даних, які стосуються кожної сторінки.
• Нижній колонтитул звіту ( друкується лише один раз наприкінці звіту). Він використовується для друку підсумків або інших зведених даних для всього звіту.

Типи звітів. Звіти, створені за допомогою цих засобів (табл. 4.1), не можна публікувати у службах Access Services. Якщо додати такий звіт до веб-БД, БД всеодно можна буде опублікувати, однак звіти клієнтської програми не відображатимуться у браузері. Дані звіти можна використовувати лише у програмі Access.

Таблиця 4.1 – Опис засобів для створення звітів

Зображення кнопки	Засіб	Опис
	Звіт	Створює простий табличний звіт, який містить усі поля вибраного в області переходів джерела записів.
	Конструктор звітів	Відкриває пустий звіт у режимі конструктора. До цього звіту можна додавати лише потрібні поля й елементи керування.
	Пустий звіт	Відкриває пустий звіт у режимі розмічування та відкриває область завдань "Список полів". Під час перетягування полів зі списку завдань до звіту створюється вбудований запит, який зберігається у властивості "Джерело записів" звіту.
	Майстер звітів	Запускає покроковий майстер, у якому можна вказати поля, рівні групування/сортування та параметри макета. На основі вказаних у майстрі параметрів створюється звіт.
	Етикетки	Запускає майстер, у якому можна вибирати стандартний або настроюваний розмір етикеток, а також указувати, які поля потрібно відображати та як їх слід сортувати. На основі вказаних у майстрі параметрів створюється етикетка.

4.1.2 Порядок створення звітів

Крок 1. Вибір джерела записів

У ролі джерела записів може виступати таблиця або іменований чи вбудований запит. Джерело записів має містити всі рядки та стовпці, дані з яких необхідно додати до звіту.

Крок 2. Вибір засобу для створення звітів

Засоби для створення звітів розміщені на вкладці “Створити” у групі “Звіти”.

Крок 3. Створення звіту

1. Натисніть кнопку потрібного звіту. Якщо запуститься майстер, виконайте його вказівки та на останній сторінці натисніть кнопку “Готово”. Відобразиться звіт у режимі розмічування.
2. Відформатуйте звіт так, як вам потрібно:
• Змініть розмір полів і етикеток, перетягуючи їхні краї.
• Перетягніть поле (і, за наявності, його підпис) в інше місце.
• Клацніть правою кнопкою миші поле та виберіть у контекстному меню відповідну команду, щоб розділити або об’єднати клітинки, видалити або вибрати поля чи виконати інше форматування.

4.1.3 Групування, сортування та підсумовування

Найшвидший спосіб додати до звіту групування, сортування або підсумовування – це клацнути правою кнопкою миші потрібне поле та вибрати в контекстному меню відповідну команду.

Групування, сортування та підсумовування також можна додавати за допомогою панелі “Групування, сортування й підсумок”, коли звіт відкрито в режимі розмічування або конструктора:

1. Щоб відкрити цю панель, перейдіть на вкладку “Конструктор” і у групі “Групування та підсумки” натисніть кнопку “Групування та сортування”.
2. Натисніть кнопку “Додати групу” або “Додати сортування”, а потім укажіть поле, за яким потрібно виконати групування або сортування.
3. Щоб указати додаткові параметри та додати підсумки, у рядку групування або сортування натисніть кнопку “Розгорнути”.

4.1.4 Створення професійного вигляду за допомогою тем

До БД Access тепер можна застосовувати теми Office 2010. Це дає змогу використовувати той самий стиль у всіх документах Office.

Застосування теми, шрифту або кольору Office впливає на всі форми та звіти в БД (а не лише на ті, з якими ви зараз працюєте).

1.   Відкрийте звіт у режимі розмічування, клацнувши звіт правою кнопкою миші в області переходів і вибравши пункт “Режим розмічування”.

2.   На вкладці “Конструктор” у “Теми” виберіть тему, шрифт, колір (рис. 4.1):

- У колекції “Теми” виберіть один із наборів попередньо створених кольорів і шрифтів.

- У колекціях “Кольори та “Шрифти” кольори та шрифти можна вибирати окремо.

4.1.5 Додавання зображень

У програмі Access зображення завжди пов’язувалися з окремими елементами керування зображеннями у формах або звітах. Щоб змінити зображення, яке зазвичай використовувалося в кількох формах або звітах, потрібно було вручну змінювати кожен елемент керування. У програмі Access 2010 рисунок додається до БД один раз, а потім його можна використовувати в кількох об’єктах. Оновлення одного рисунка призведе до його оновлення в усіх об’єктах БД, у яких він використовується. Ця функція надзвичайно корисна, коли потрібно змінити щось на кшталт емблеми компанії або зображень тла, які використовуються в усій БД.

Додавання зображення:

1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші звіт, до якого потрібно додати зображення, і виберіть пункт “Режим розмічування”.
2. Клацніть місце у звіті, куди слід вставити зображення.
3. На вкладці “Конструктор” у групі “Елементи керування” натисніть кнопку “Вставити зображення”.
4. Виконайте одну з наведених нижче дій.

- “Використайте наявне зображення”. Якщо в колекції є потрібне зображення, додайте його до звіту.

- “Завантажте нове зображення”. У нижній частині колекції виберіть пункт “Огляд”. У діалоговому вікні “Вставлення зображення” вкажіть потрібний рисунок і натисніть кнопку “Відкрити”. Виділений рисунок буде доданий до звіту.

4.2 Завдання до лабораторної роботи

1. Створити звіт у звичайному режимі «Звіт».
2. Створити звіт в режимі Конструктора.
3. Додати у звіт графік та текст.
4. Виконати підсумкові дії у звіті (підсумовування, підрахунок кількості елементів, сортування тощо).
5. Додати поточну дату і час у звіт.
6. Створити елементи керування у звіті.
7. Створити звіт за допомогою Майстра звітів.

4.3 Контрольні запитання:

1. Що таке звіт?
2. Перелічити основні елементи звіту.
3. Що може бути джерелом записів для звіту?
4. Як вибрати джерело записів для звіту?
5. Як додати до звіту групування?
6. Як додати до звіту підсумовування?
7. Як додати до звіту сортування?
8. Які є способи створення звітів?
9. Які є стилі створення звітів?
10. Які макети використовуються при створенні звітів?
11. Назвати етапи створення звіту за допомогою Майстра звітів.