Візитні картки стали незамінним засобом ділового спілкування. Їх практичне значення полягає в тому, що вони дають інформацію про прізвище, ім’я, по батькові, посаду, найменування й адресу установи, в якій працює власник візитної картки, номер його робочого, а при необхідності, домашнього телефону. 

Відсутність візитної картки може стати перешкодою у встановленні і підтримці ділових стосунків.

Використовуються візитні картки в таких випадках:

• інформування в момент знайомства про себе і свою фірму чи підприємство;
• інформування про себе осіб, в контактах з якими ви зацікавлені;
• підтримання контактів з партнерами, поздоровлення зі святом чи іншою подією;
• вираження подяки, співчуття, а також супроводження подарунка чи квітів.

Візитна картка – необхідний атрибут дипломатичної практики. Вона також широко використовується бізнесменами, політичними діячами, журналістами тощо. Нею користуються при встановленні та підтриманні контактів і ділових зв’язків з урядовими, дипломатичними, громадськими організаціями, іншими зацікавленими особами. Візитна картка використовується як при безпосередніх контактах, так і для заочної рекомендації її власника.

Розмір сучасних ділових карток в середньому 90 ´ 50 мм для чоловіків і  80 ´ 40 мм – для жінок.  Класична ділова візитка виготовляється з товстого білого картону. Текст друкується розбірливим чорним шрифтом. Єдина допустима кольорова пляма – рекламний знак фірми у верхньому лівому кутку. Вгорі – назва фірми, де працює власник картки. По центру – його ім’я і прізвище (у нашій практиці – ім’я, прізвище та по батькові), під ними – посада. В лівому нижньому кутку – адреса фірми, у правому – телефони. Часто поряд з телефонами подаються контактні години для зв’язку.

У діловій сфері деякі підприємці замовляють картки рожевого, голубого, зеленуватого відтінків.

В Україні і Росії візитні картки часто друкуються з одного боку державною мовою, а на звороті – англійською. Проте за правилами протоколу, текст візитки повинен бути надрукований тільки на одній стороні, щоб друга залишалася чистою для можливих записів. Перед поїздкою за кордон часто спеціально замовляються візитні картки мовою тієї країни, куди прямує її власник.

Візитними картками обмінюються при знайомстві, при поздоровленні і вираженні співчуття, з візитними картками пересилаються подарунки (квіти, альбоми, книги, журнали, квитки в театр, на виставку, програми, фотографії), їх прийнято залишати, наносячи візит, і надсилати у відповідь замість візиту. Іноді візитки надсилають замість листа, у якому висловлюється подяка за запрошення на неофіційний прийом, виставу, в театр і т.п.

В деяких випадках, наприклад, якщо у ділової людини нема часу для складання рекомендаційного листа, візитна картка служить рекомендацією.

Основні положення користування візитною карткою в ділових стосунках [3].

• Направлення візитної картки рівноцінне візиту.
• Більш ввічливо залишити візитну картку особисто.
• Відповіді на візитні картки необхідно давати протягом доби і також візитними картками.
• Після знайомства першою, звичайно, залишає свою картку особа, що займає нижчу посаду. Якщо партнери знаходяться приблизно на одному рівні, то першою подає картку особа молодша за віком. У випадку виникнення сумніву щодо цього, за старим французьким протоколом, вручає свою візитну картку першим той партнер, який виявився більш ввічливим.
• В резиденції подружжя, неодружені чоловіки залишають дві візитні картки: одну для чоловіка, другу – для дружини.
• Подружжя в домі іншого подружжя залишає дві візитні картки: одну (картку дружини) – для чоловіка, другу (спільну) – для дружини. У Великобританії сімейні картки не використовуються. Тому в цій країні, перебуваючи в резиденції подружжя, залишайте одну картку для чоловіка, другу – для дружини.
• В домі неодруженого чоловіка жінка свою картку не залишає. В США на візитних картках неодружених чоловіків і неодружених жінок, а також сімейних картках вказується адреса. На картці одруженого чоловіка адресу не вказують, оскільки мається на увазі, що вона залишається разом із сімейною карткою, де адреса вказується. Ім’я вказується після Мr. для чоловіків і Мs. – для одружених жінок; Мss. – пишуть на візитних картках молодих жінок, яким минуло 18 років. На “візитках” неповнолітніх осіб молодших за цей вік, вказується лише ім’я і прізвище.
• Після знайомства з жінкою чоловік зобов’язаний, по можливості, не пізніше ніж протягом тижня, надіслати їй свою картку для її чоловіка, навіть якщо він не був йому відрекомендований. Було б найкраще перед тим, як зробити цей ввічливий жест, самому відрекомендуватися чоловіку, якщо він не відсутній. Мета чітка: створити якомога розгалуженішу мережу контактів. Цілком можливо, що через деякий час хтось із подружжя вам знадобиться.
• Якщо жінка знайомиться з іншою жінкою і має намір у подальшому підтримувати з нею стосунки, якщо вона старша, або ж жінка, що знайомиться, заміжня за чоловіком, становище якого в суспільстві або на службі вище становища її чоловіка, то вона першою залишає свою картку. Заміжня жінка залишає дві картки – свою і чоловіка.
• Гостям, присутнім на сніданку, обіді чи вечері (виключаючи запрошення на чай), слід відправити господарям листи з подякою або залишити в домі господарів протягом тижня візитну картку.
• Особи, що обіймають високі посади, знаходячись в іншій країні проїздом, залишають свої візитні картки протягом 24-х годин після приїзду, відповідати на них слід також не пізніше як за добу.

У міжнародній практиці встановились короткі символи, які передають певне ставлення власника візитної картки до особи, якій вона надсилається. Ці символи пишуть у лівому нижньому кутку візитної картки буквами латинського алфавіту:

р.f. – поздоровлення;

р.r. – подяка;

р.с. – співчуття;

р.f.N.А. – поздоровлення з Новим роком;

р.р. – заочна рекомендація нової особи, яка прибула на роботу до представництва (замість особистого візиту). У цьому випадку букви пишуться на візитній картці глави представництва, яка надсилається разом з візитною карткою рекомендованої особи, на якій ніяких літер не проставляють. Відповідь дається візитною карткою без написів на адресу особи, яка рекомендується;

р.р.с. – висловлення прощання у зв’язку з остаточним від’їздом із країни, коли прощальний візит не наноситься;

p.f.c. – на честь прекрасного знайомства;

p.f.v. – з бажанням відвідати.

У менш офіційних випадках на візитних картках залежно від обставин внизу і обов’язково в третій особі пишеться: „вітає з національним святом”, „вітає з Новим роком”, „дякує за увагу” (як відповідь на надісланий сувенір, квіти і т.п.); „дякує за вітання”. Залежно від конкретного випадку можливі й інші написи. Такі тексти не підписуються і дата не проставляється.

Візитна картка, яка передається адресату особисто (але без нанесення візиту), загинається з лівого або правого боку залежно від місцевої практики. Через водія чи кур’єра передаються не загнуті візитні картки. Передача через них загнутих карток вважається грубим порушенням етикету. Відповіді на візитні картки даються візитними картками протягом 24 годин з моменту одержання.

З нагоди національних чи інших свят та подій в країні перебування першими вітають візитними картками особи (іноземці), які акредитовані і працюють у цій країні. На візитних картках офіційних осіб, особливо дипломатичних працівників, друкується тільки ім’я (по батькові), прізвище та посада. У правому нижньому кутку проставляється назва столиці країни перебування. Номер телефону, домашня та службова адреса, як правило, не друкуються. На зовнішній вигляд візитних карток, їх розмір, шрифт, мову тексту і його розміщення, а також порядок їх використання можуть впливати місцеві традиції і з ними потрібно рахуватися.

Основні поняття і ключові слова: візитні картки, правила виготовлення візитних карток, основні положення користування візитними картками.