Регулювання фондів у акціонерних товариствах здійснюється відповідно до законодавчих положень, пунктів установчих документів, розроблених і затверджених положень про фонди.
Регулятивна систем України містить лише основні вимоги щодо створення обов'язкових для господарювання фондів у акціонерних товариствах – статутного і резервного. Статутний фонд є попередньо фіксованим і змінюється офіційно: збільшенням або зменшенням і відповідною емісією додаткових акцій, або збільшенням їх номіналу, або вилученням їх з обігу. Так само можна розглядати і резервний фонд, але з великими умовностями. По-перше, резервний фонд має нижню межу (не менш як 25 відсотків статутного), але не має верхньої. По-друге, він тривалий час може формуватись (щорічні відрахування не менш як 5 відсотків чистого прибутку) і мати змінні величини.
Тому, як правило, в положеннях корпорація передбачає для себе створення фіксованого (статутний) та фіксовано-змінного (резервний) фондів. Такі фонди є обов'язковими, важливими, і тому їм приділяється велика увага.
Однак акціонерне товариство є насамперед підприємством і йому потрібні інші фонди, які дають змогу оптимально функціонувати.
Такі фонди можуть мати різні назви, які часто залежать від чергових змін у бухгалтерській звітності, вимог податкового законодавства та уподобань фінансових менеджерів корпорації. Зараз найчастіше у таких положеннях зафіксовані фонд розвитку виробництва, фонд соціального розвитку, фонд заохочення, фонд оплати праці органам управління та контролю, фонд сплати дивідендів, фонд накопичення коштів для викупу власних акцій.
Створення саме таких фондів в усіх без винятку акціонерних товариствах не є обов'язковим, але практика вказує на доцільність їх виділення, структуризації і практичного наповнення фінансами. Тому внутрішньо нормативні документи регулюють порядок створення і напрями їх використання.
Для забезпечення розширеного відтворення, оновлення основних фондів у корпорації може створюватися фонд розвитку виробництва. Доцільно визначити також джерела такого фонду. Як правило, такими джерелами є відрахування з прибутку, який залишається в розпорядженні AT, виручка від реалізації майна, що не використовується або використовується незадовільно, амортизаційні відрахування та інші джерела, передбачені чинним законодавством.
Важливим моментом є визначення напрямів витрат з такого фонду. Як правило, кошти фонду розвитку виробництва використовуються на фінансування витрат по технічному переозброєнню, реконструкції та розширенню виробничої бази AT, фінансування приросту власних оборотних коштів, а також відшкодування їх нестачі, фінансування витрат на підготовку та освоєння нових та модернізованих видів продукції та послуг, прогресивних технологічних процесів, виготовлення дослідних зразків, створення й розширення потужностей по виробництву товарів народного споживання та надання послуг населенню, погашення наданих довгострокових кредитів банків, що відповідно до чинного законодавства погашаються за рахунок фонду розвитку виробництва, здійснення природоохоронних заходів, покриття збитків, що виникають у AT при передачі майна іншим підприємствам, при його продажу чи списанні.
Статутний фонд є попередньо фіксованим і змінюється офіційно: збільшенням або зменшенням і відповідною емісією додаткових акцій, або збільшенням їх номіналу, або вилученням їх з обігу. Так само можна розглядати і резервний фонд, але з великими умовностями. По-перше, резервний фонд має нижню межу (не менш як 25 відсотків статутного), але не має верхньої. По-друге, він тривалий час може формуватись (щорічні відрахування не менш як 5 відсотків чистого прибутку) і мати змінні величини.
Для проведення оптимальної дивідендної політики досить часто створюється фонд сплати дивідендів. Сплата дивідендів може визначатись окремим положенням про дивіденди в акціонерному товаристві, а можливо, загальним положенням про фонди. Такий фонд створюється за рахунок чистого прибутку AT за нормативом, встановленим загальними зборами акціонерів, і ділиться на дві, а іноді й три частини: дві – виплата дивідендів за привілейованими акціями і виплата дивідендів за простими акціями; третя – кошти для виплат обов'язкових відсотків за облігаціями.
Іноді в корпораціях створюються фонди накопичення коштів для викупу власних акцій, в основному за рахунок чистого прибутку AT (не виключено, що сюди можуть ввійти також інші джерела, не заборонені законодавством), і його величина визначається зборами акціонерів, проте доцільність його використання, ціну акцій, як правило, обґрунтовує правління або рада товариства.
Як правило, кошти фонду розвитку виробництва використовуються на фінансування витрат по технічному переозброєнню, реконструкції та розширенню виробничої бази AT, фінансування приросту власних оборотних коштів, а також відшкодування їх нестачі, фінансування витрат на підготовку та освоєння нових та модернізованих видів продукції та послуг, прогресивних технологічних процесів, виготовлення дослідних зразків, створення й розширення потужностей по виробництву товарів народного споживання та надання послуг населенню, погашення наданих довгострокових кредитів банків, що відповідно до чинного законодавства погашаються за рахунок фонду розвитку виробництва, здійснення природоохоронних заходів, покриття збитків, що виникають у AT при передачі майна іншим підприємствам, при його продажу чи списанні, а також на покриття витрат по основних засобах, зданих в оренду, фінансування інших виробничих потреб.
Положення про персонал визначає основні вимоги кадрової політики щодо формування персоналу акціонерного товариства, розробки та здійснення програм розвитку персоналу, регулює порядок оплати, порядок найму, просування по службі, атестації, вивільнення персоналу, питання формування соціального партнерства персоналу та адміністрації. Корпорації, які мають такі положення, меншою мірою потерпають від конфліктів між власниками і персоналом, між менеджерами та виконавцями.
Як правило, такий внутрішній документ дає визначення персоналу корпорації, його структуру, іноді кількісний склад. Іноді в таке положення включаються пункти загального значення. Наприклад, стверджується, що адміністрація AT і персонал як принцип своїх взаємовідносин розглядають готовність персоналу розуміти проблеми, що виникають перед корпорацією, як стратегічного характеру, так і поточні, відчувати свою належність до AT, пов'язувати особисті інтереси з інтересами AT, повністю розділяти і підтримувати цінності та корпоративні інтереси, що висуваються AT, приймати відповідальність і ризик за роботу AT і економічні результати, успіхи та невдачі.
Складовою частиною програми розвитку персоналу є спеціальна її частина, що регулює виробниче, економічне і соціальне партнерство адміністрації і профспілкових об'єднань або інших представників трудових колективів. Зараз багато положень включають також розділи щодо застосування контрактної форми найму персоналу.
Важливим напрямом внутрішньокорпоративного регулювання кадрового забезпечення є підвищення кваліфікації і перекваліфікація персоналу. Іноді в положення про персонал включають пункти про гарантованість зайнятості працівників з боку адміністрації, вибір структурними підрозділами і працівниками форм організації праці і її оплати. Такі розділи коригують з пунктами про соціальні гарантії працівникам з боку адміністрації або власників, які закладаються за умови перевищення соціальних гарантій з боку власників над законодавче визначеними.
Внутрішньокорпоративна система управління господарською діяльністю передбачає чітку організацію використання трудових та матеріальних ресурсів, що, в свою чергу, повинно знайти втілення в додаткових документах, які регулюють поведінку особи на робочому місці, вимоги до поведінки працівника під час виробничих процесів. Тому положення про персонал та кодекс поведінки члена персоналу акціонерного товариства корисно доповнити правилами внутрішнього трудового розпорядку. Затвердження такого внутрішнього документа дає змогу більш ефективно управляти кадровим потенціалом підприємства, більш оптимально застосовувати заохочення і стягнення, які регулюються іншими положеннями.
Прийняття правил внутрішнього трудового розпорядку має за мету сприяти вихованню робітників і службовців у дусі сумлінного відношення до праці, подальшому зміцненню трудової дисципліни, раціональному використанню робочого часу, високій якості робіт, підвищенню продуктивності праці та ефективності функціонування корпорації.
Особлива увага при розробці правил внутрішнього трудового розпорядку приділяється зобов'язанням працівників і адміністрації, які розробляються і приймаються для того, щоб було чітке юридичне оформлення їх стосунків. Такі пункти обов'язково вводяться, якщо не прийняте окремо положення про персонал. У цьому разі закладають норми про те, що від працівників, як правило, вимагається працювати чесно і сумлінно, дотримуватися дисципліни праці – основи порядку на виробництві, своєчасно і точно виконувати розпорядження адміністрації, використовувати робочий час для продуктивної праці, утримуватися від дій, що заважають іншим працівникам виконувати трудові обов'язки, підвищувати продуктивність праці, своєчасно і ретельно виконувати роботи по нарядах і завданнях, поліпшувати якість роботи і продукції, що випускається, не припускатися упущень і браку в роботі, дотримуватися технологічної дисципліни.
Крім цих пунктів часто закладаються обов'язкові вимоги щодо охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної охорони, передбачені відповідними правилами й інструкціями, та інші обов'язкові пункти для оптимізації роботи. Можуть прийматися окремі пункти, які стосуються поведінки на робочих місцях посадових осіб корпорації.
Крім вимог до працівників у положення про трудовий розпорядок вводяться чітко визначені обов'язки. Як правило, обов'язки адміністрації зводяться в цілому до такого:
У положенні про внутрішній трудовий розпорядок визначається робочий час і його використання, пропускний режим на підприємстві, табельний облік. Якщо не розроблено спеціальні положення, то в таких правилах іноді визначають також і методи заохочення за успіхи в роботі. Досить ґрунтовно проробляється розділ про відповідальність за порушення правил внутрішнього трудового розпорядку.
Для поліпшення управління господарською діяльністю в акціонерному товаристві часто розробляють положення щодо порядку укладання і виконання договорів на рівні акціонерного товариства або структурних підрозділів, що входять до його складу, включаючи філії та представництва. Крім того, для посилення цієї частини корпоративного управління часто приймаються положення про претензійно-позовну роботу в акціонерному товаристві, про значну майнову угоду та деякі інші. Договірна робота в акціонерному товаристві, зрозуміло, виходить за межі внутрішніх господарських відносин, проте доцільно створити внутрішні нормативні акти, які регламентують укладання посадовими особами угод із зовнішніми суб'єктами підприємництва для забезпечення інтересів корпорації, а також запобігання помилок, а то й корисливих дій з боку менеджменту чи посадових осіб.
У положеннях можуть визначатися вимоги до змісту угод, хоча вони часто дублюють відповідні законодавчі норми. Наприклад, включають вимоги до оформлення договору: предмет договору, загальна його сума і ціна продукції, терміни виконання договору і терміни поставки; порядок розрахунків, майнова відповідальність, порядок урегулювання суперечок, інші умови угоди, які є суттєвими для сторін за цим договором. Положення регулюють також договірну роботу всередині самої корпорації, особливо коли структурні підрозділи мають відносну самостійність і свої відносини будують через укладання угод. Особливо важливим є регулювання прав структурних підрозділів укладати угоди із зовнішніми контрагентами.
Положеннями визначається порядок оформлення і зберігання договорів, порядок їх контролю на відповідність умов договору чинному законодавству, порядок погодження із зацікавленими підрозділами і службами та посадовими особами. Регулюється ситуація за умов виникнення спорів і розбіжностей з партнерами. Особливою увагою має бути наділено контроль виконання договорів. Усім відомо, скільки угод, укладених українськими підприємствами, не виконуються. Тому для контролю виконання договорів доцільно визначати персонально особу з відповідних служб, яка стежить за ходом їх виконання.
Важливим пунктом положення є регулювання відповідальності за невиконання чи неналежне виконання договорів з боку сторонніх організацій, а також посадових осіб самого акціонерного товариства.
Для регулювання інформаційного поля в корпорації, визнання частини інформації комерційною таємницею рада AT затверджує перелік інформації, відкритої для ознайомлення акціонерів. Іноді розробляються положення, які регулюють інформаційні потоки в корпорації. Вони часто мають назву "Про ознайомлення з інформацією в AT", "Про комерційну таємницю в AT". Практично в усіх товариствах документами, відкритими для ознайомлення акціонерів, є
Кожен акціонер повинен бути повідомлений про те, яка інформація є відкритою для ознайомлення, а також де, коли і на яких умовах він може ознайомитися з нею. Крім того, слід ознайомити усіх акціонерів з переліком данних, які є комерційною таємницею.
Практика показала доцільність використання такої форми для надання інформації, як подання акціонером заяви, хоча це не є обов'язковим для всіх видів інформації. Заява у письмовій формі може подаватися як особисто, так і через уповноважену особу, яка не обов'язково має бути акціонером AT. У положенні часто визначають вимоги до форми заяви, термінів її подання і форм надання інформації. Частина інформації має бути підготована, з тим щоб акціонер міг з нею ознайомитися в зручний для нього час і доступному місці без письмової заяви.
Перелік інформації, яка є комерційною таємницею AT, визначається у положенні згідно з чинним законодавством. Крім того, в положенні можуть міститися деякі додаткові пункти щодо надання інформації реєстратором. Звичайно, зміст такого положення не повинен виходити за межі, встановлені чинним законодавством України.
Для чіткої організації використання прибутків у корпораціях досить часто розробляють положення про порядок розподілу прибутку. Воно є загальним і може конкретизуватись документами про участь персоналу в прибутках корпорації, про дивіденди, про оплату праці в акціонерному товаристві та ін.
Слід мати на увазі, що балансовий прибуток акціонерного товариства утворюється з надходжень від господарської діяльності після покриття матеріальних та прирівняних до них витрат і витрат на оплату праці. З балансового прибутку AT сплачує податки та інші передбачені законодавством платежі до бюджету. Чистий прибуток, що утворюється після здійснення таких розрахунків, залишається у повному розпорядженні корпорації.
