РОЗДІЛ 3 СТРУКТУРА ПЕРСОНАЛУ І СТРУКТУРА УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ

Поняття «структура» в перекладі з латині означає взаєморозташування, зв’язок складових частин. Тобто, уявлення про структуру передбачає розгляд об’єкта як системи – сукупності стійких зв’язків між безліччю компонент об’єкта, що забезпечують його цілісність і самототожність. Конфігурація і характер зв’язків всередині системи і є її структурою, що залишається незмінною при змінах системи в певних межах, – наприклад, при зміні складу елементів.
В залежності від розглянутих аспектів організації виділяють нижченаведені види структур управління в організації.
Організаційна структура – це склад і підпорядкованість взаємопов’язаних ланок управління.
Функціональна структура відображає розподіл управлінських функцій між керівництвом і окремими підрозділами.
Рольова структура визначає склад і розподіл творчих, комунікаційних і поведінкових ролей між окремими працівниками підприємства і є важливим інструментом у роботі з персоналом.
Соціальна структура характеризує трудовий колектив за соціальними показниками (стать, вік, професія і кваліфікація, національність, освіта та ін.).
Штатна структура визначає склад підрозділів і перелік посад, розміри посадових окладів і фонд заробітної плати.

3.1 Структура персоналу

Під структурою персоналу розуміється кількісне співвідношення між групами працівників, що задається технологічною та організаційною структурами підприємства. Своє вираження вона знаходить у штатному розкладі, який відображає її нормативний стан. Структура персоналу може бути статистичною і аналітичною. [12]
Статистична структура відображає його розподіл і рух у розрізі категорій і груп посад. Виділяють:

  • персонал основних видів діяльності (особи, які працюють в основних і допоміжних, науково-дослідницьких і дослідно-конструкторських підрозділах, апараті управління, зайняті виробництвом продукції, послуг або здійснюють обслуговування цих процесів);
  • персонал неосновних видів діяльності (працівники ремонтного, житлово-комунального господарства, підрозділів соціальної сфери).

Аналітична структура визначається на основі спеціальних дослідів і розрахунків і поділяється на загальну і приватну.
У розрізі загальної структури персонал розглядається за такими ознаками, як стаж роботи, освіта, професія. Приватна структура відображає співвідношення окремих категорій працівників.
За характером трудових функцій персонал поділяється на робітників і службовців. Робітники безпосередньо створюють матеріальні цінності або надають послуги виробничого характеру.
Службовці здійснюють організацію діяльності людей, управління виробництвом, адміністративно-господарські, фінансово-бухгалтерські, постачальницькі, юридичні, дослідницькі та інші функції. Таким чином, можна говорити про управлінських і неуправлінських службовців, які не здійснюють спостереження за іншими.
Службовці належать до професійної групи осіб, зайнятих переважно розумовою (в основному інтелектуальною) працею. Вони об’єднуються в декілька підгруп.

  • Керівники, до яких відносять також їх заступників і головних спеціалістів (наприклад, головного бухгалтера, головного економіста), державних інспекторів. В сукупності вони утворюють адміністрацію, що охоплює також окремих осіб, які не належать до керівництва і виконують допоміжні управлінські функції.
  • Спеціалісти – працівники, що виконують кваліфікаційні види професіональної діяльності (розробку варіантів вирішення окремих виробничих, технічних і управлінських проблем,  вибір і прийняття яких входить у компетенцію керівників). В залежності від рівня підготовки розрізняють спеціалістів вищої і середньої кваліфікації. Перші здійснюють керівництво виробничо-технічними і творчими процесами, другі є виконавцями робіт.
  • Інші працівники, яких відносять до службовців, здійснюють підготовку і оформлення документів, облік, контроль, господарське обслуговування (наприклад, касири, діловоди, архіваріуси, коменданти).

Рольова структура характеризує колектив за участю у творчому процесі на виробництві, комунікаційними і поведінковими ролями.
Творчі ролі властиві ентузіастам, винахідникам та організаторам і характеризують активну позицію у вирішенні проблемних ситуацій, пошуку альтернативних рішень.
Комунікаційні ролі визначають вміст і рівень участі в інформаційному процесі, взаємодію в обміні інформацією в процесі прийняття рішень.
Поведінкові ролі характеризують типові моделі поведінки людей на виробництві, побуті, на відпочинку, в конфліктних ситуаціях тощо і відіграють важливу роль в колективі.
Кожній людині доводиться виконувати тією чи іншою мірою всі три види ролей.
Основними методами для визначення ролевої структури є соціально-психологічні методи, тестування, спостереження, матеріали атестації, результати проведення рольових ігор і т. д.
Соціальна структура характеризує трудовий колектив за соціальними показниками, тобто як сукупність суспільних груп, класифікованих за статтю, віком, національним і соціальним складом, рівнем освіти, сімейним станом.
Вихідними даними для аналізу соціальної структури є:

  • листки з обліку кадрів;
  • результати соціологічних досліджень;
  • матеріали атестаційних комісій;
  • накази з кадрових питань.

3.1.1 Особливості організації служби інформаційної безпеки

Помилкові дії персоналу при роботі в інформаційній системі є основним джерелом ненавмисних інформаційних загроз. Для скорочення кількості помилок необхідно використовувати ряд організаційно-технічних механізмів інформаційних систем.  До таких механізмів відносять:

  • апаратно-програмні блокування неправильних дій персоналу;
  • експертні системи різного призначення;
  • механізми забезпечення ефективної взаємодії користувачів та інформаційної системи; 
  • ефективні механізми забезпечення працездатності, налаштування та експлуатації підсистеми захисту інформації;
  • відновлення системи після настання ризикових подій.

У вирішенні проблеми боротьби з інсайдерами, поряд з іншими механізмами, велике значення мають технологічні механізми протидії внутрішнім зловмисникам, які дозволяють докорінно вирішити найбільш складну та актуальну проблему обмеження можливостей злочинних дій з боку фахівців відділів інформаційних технологій та інформаційної безпеки.
Що стосується організаційних заходів, то необхідно максимально наблизити статус фахівців відділів інформаційних технологій та інформаційної безпеки до статусу користувача інформаційної системи, який вирішує специфічні завдання управління безпекою та якістю інформації. Виробнича діяльність фахівців цієї категорії повинна бути строго регламентована та перебувати під постійним автоматичним і автоматизованим контролем менеджерів вищої ланки. Для цього необхідно змінити функції та повноваження фахівців відділів інформаційних технологій та інформаційної безпеки. Ці зміни здійснюються за такими напрямками:

  • усунути можливість несанкціонованого доступу до робочої інформації підприємства; 
  • розмежувати розробку та експлуатацію програмних засобів;
  • унеможливити невиявлення несанкціонованої та незадокументованої зміни програмної та технічної структур інформаційної системи підприємства.

Кожний інформаційний  ресурс організації має свої особливості, а його безпеку забезпечують різні служби  та співробітники, іноді одночасно.
За інформацію, що зберігається в комп’ютерних системах і мережах,  зазвичай відповідає  служба інформаційних технологій. Вона забезпечує безперебійну роботу всіх систем, регулярне резервування інформації тощо.
За паперові документи відповідає служба документаційного забезпечення управління. Документи зберігаються у захищених приміщеннях або в закритих шафах. Ведеться реєстрація та облік  отриманих і створених  документів.
Діяльність служб інформаційної безпеки направлена на забезпечення безпеки як стану системи, а, отже, всіх її основних підсистем, при якому вірогідність актуалізації факторів загрози її існуванню мінімізована. Для того, щоб розробити раціональну структуру служби інформаційної безпеки на підприємстві, достатню за складом і оснащенням засобами управління безпеки, необхідно ретельно проаналізувати обрану політику безпеки, співвіднести ймовірні загрози і втрати у випадку їх реалізації з ефективністю системи захисту та фінансовими витратами на їх реалізацію. Тільки після цього керівництво підприємства зможе обґрунтовано прийняти рішення про створення відповідної служби інформаційної безпеки.
Традиційно служба захисту інформації є самостійною організаційною одиницею, яка підпорядковується безпосередньо керівнику фірми. Керівник служби захисту інформації повинен мати максимально можливе коло повноважень, щоб впливати на інші підрозділи, якщо цього вимагають інтереси безпеки. Необхідно враховувати, що об’єктом співробітників служби інформаційної безпеки є не тільки папери або програмно-технічне забезпечення, але й, в першу чергу, персонал організації. Мабуть, найцінніша і  найважливіша інформація зберігається  в головах співробітників. Про захист цього  ресурсу зазвичай не думають, поки  не звільниться або не захворіє ключовий співробітник, без якого зупиняється робота. Формальну відповідальність за цей ресурс ніхто не несе, хоча в першу чергу його захищеність залежить від дій вищого керівництва організації, служби персоналу та служби безпеки.
Отже, служба захисту інформації повинна мати у своєму складі співробітників, які компетентні у психології і поведінці людей.
У підсумку інформаційною безпекою опікуються: адміністрація, служба документаційного забезпечення, служба безпеки, служба персоналу, служба інформаційних технологій, юридичний відділ, ділові підрозділи. Кожна з цих служб опікується тільки своїми питаннями, не узгоджує та не координує свою діяльність із діяльністю інших служб. Це призводить до появи нових «вікон» у загальній системі інформаційної  безпеки. Звідси зрозуміло, що майже всі невирішені проблеми забезпечення інформаційної безпеки існують через те, що жодна служба не працює самостійно з усіма інформаційними ресурсами.

3.1.2 Організаційна структура служби інформаційної безпеки

Організаційно підрозділ інформаційної безпеки складається з таких структурних одиниць:

  • підрозділ режиму і охорони, в складі сектора режиму і сектора охорони;
  • спеціальний підрозділ у складі сектора обробки документів з грифом «секретно» і сектора обробки документів з грифом обмеження доступу;
  • інженерно-технічний підрозділ захисту інформації з обмеженим доступом;
  • підрозділ безпеки зовнішньої діяльності.

Штат підрозділу інформаційної безпеки комплектується працівниками,  які мають освіту (базову (бакалавр), повну вищу освіту (спеціаліст, магістр), а також спеціальні курси підвищення кваліфікації у галузі інформаційної безпеки) та практичний досвід роботи, мають навички захисту інформації з обмеженим доступом та знають інші заходи безпеки, знають і вміють застосовувати нормативно-правові документи у сфері захисту інформації з обмеженим доступом. [29]
Склад і розмір групи служби інформаційної безпеки залежить від конкретного підприємства і задач, які ставляться перед нею, обов’язки і відповідальність співробітників служби інформаційної безпеки варіюються від організації до організації, тим не менш, можна виділити декілька основних фігур, функціональні обв’язки яких актуальні в усіх установах:

  • заступник директора з безпеки і захисту інформації;
  • адміністратор безпеки автоматизованої системи – штатний співробітник відділу захисту інформації;
  • адміністратор системи – штатний співробітник відділу автоматизації;
  • адміністратори груп – штатні співробітники підрозділів, що експлуатують автоматизовані системи;
  • менеджер безпеки;
  • оператори.

3.2 Структура управління

Трудова взаємодія передбачає два види поділу праці: горизонтальний і вертикальний. Горизонтальний поділ управлінської влади означає розподіл керівників по різних підрозділах організації. При цьому в цілому зберігається рівнозначність їх повноважень і відповідальності.  Робота даних підрозділів повинна бути скоординована, а це означає вже існування тих, хто керує зверху.
Вертикальна структура влади передбачає різноманітні рівні управління, при яких керівник вищого рівня, координує роботу працівників нижчого рівня. Координування дій людей, об’єднаних спільною структурою даної організації для виконання спільних цілей, – основне завдання вертикального розподілу праці. Рівні управління всередині організації традиційно поділяються на три основні категорії. Найнижчий – технічний рівень. Керівники низової ланки управління здійснюють контроль  безпосереднього виконання виробничих завдань. Наступний рівень називається управлінським. До нього відносять посади, які передбачають участь у прийнятті рішень на рівні підготовки матеріалів, попереднього аналізу інформації. Здійснюючи координацію і контроль дій керівників технічного рівня, менеджери середньої ланки підпорядковуються керівникам вищої ланки управління. Цей рівень називається інституціональним. Керівники даного рівня відповідальні за прийняття найважливіших організаційних рішень.
І хоча спільне правило для всіх керівників – це збалансований облік людських потреб і потреб організації, в залежності від рівня займаної посади змінюється зміст їх діяльності.
Найвищий рівень управління – вибір основного напрямку діяльності організації з урахуванням зовнішніх і внутрішніх факторів роботи. Постановка стратегічних цілей, організація стратегічного планування; прогнозування роботи компанії на певний проміжок часу, передбачення майбутніх результатів ефективності компанії. Відповідальність за всі вирішувані в організації задачі і прийняті рішення. Повне володіння інформацією про задачі, засоби їх вирішення, про конкурентів і ситуацію на ринку. Реалізація влади і повноважень відповідно до наявних статусу та ролей.
Середній рівень управління передбачає знання повної інформації керівництва малими робочими групами; відповідальність за діяльність цих груп, здійснення лідерських функцій, управління динамічними процесами в групах; відповідальна поведінка за згуртованість груп, групову єдність, групове мотивування, прийняття всіма членами груп організаційних цілей, формування ціннісно-орієнтаційної єдності; мотивування окремих працівників, а також всієї групи; участь у виконанні  всіх функцій управління; боротьба з конфліктами.
Низовий рівень управління. Оперативне управління функціонування управління. Безпосередній контакт з кожним членом робочої групи. Здійснення індивідуального мотивування кожного працівника. Постійне спілкування з членами групи. Організація діяльності виконавців. Контроль виконання завдань. Розв’язання ділових і міжособистісних конфліктів. Вирішення поточних задач управління. Здійснення зворотного зв’язку з персоналом.

3.3 Структура системи управління персоналом

Системою управління персоналом називається сукупність процесів, здійснюваних в рамках механізму управління персоналом. Система управління персоналом – це підсистема управління організації в цілому. Тому вона має своє зовнішнє і внутрішнє середовище. До  зовнішнього середовища можна віднести підсистеми управління виробництвом, фінансами, постачанням і т. д. Внутрішнє середовище утворюють елементи самої системи управління персоналом. Елементами системи управління є: об’єкти управління, його суб’єкти, структура, методи і процедури управління.
Хоч система управління персоналом і є відкритою системою  – це складне і багатогранне явище, чим і пояснюється множинність означень його сутності. Виходячи з аналізу наявних точок зору, можна розглядати систему управління персоналом в таких аспектах: змістовний, організаційно-інституціональний і технологічно-процесуальний. Кожен з них вносить свої компоненти в означення структури системи управління.
1. Змістовний аспект ґрунтується на виділенні функцій управління персоналом, його цілей і задач функціонування в рамках організації. «Щодо функціональності, то під управлінням персоналом розуміються всі задачі і рішення, пов’язані з роботою з кадрами (наприклад, відбір кадрів, їх використання, підвищення кваліфікації, оплата праці, звільнення тощо)». [42] Управління персоналом з цієї точки зору показує, які дії, процеси повинні бути здійснені. Це дозволяє говорити про управління персоналом як про особливий вид діяльності, як про цілісну систему, що має свій специфічний зміст. І в світлі цього структура системи управління персоналом визначається стратегічним, змістовним і забезпечувальним блоками, які функціонують в рамках загальних функцій управління (планування, організація, координація, контроль і розвиток).
Стратегічний блок управління персоналом містить в собі концепцію, стратегію, політику і програми. Його основне призначення – забезпечення єдиних принципів функціонування і розвитку системи, а також дотримання доступності загальних і приватних питань у роботі з персоналом. Концепція системи управління персоналом як конструкції суб’єкта базується на певній теорії і описує основні базові принципи, на основі яких визначається місце і роль персоналу у функціонуванні і розвитку організації. Стратегічна підсистема орієнтована на розробку структури персоналу, кадрової політики на основі аналізу структури персоналу, ефективності використання робочого часу, прогнозів розвитку виробництва, зайнятості і т. д.
Змістовний блок являє собою сукупність конкретних заходів, методів, процедур і інструментів управління персоналом, спрямованих на управління соціально-трудовими процесами, що протікають в організації. При дотриманні вимог  системності вони повинні реалізовувати принципи управління, закладені у стратегічному блоці. Разом з тим вони впливають і на стратегічний блок, оскільки принципи повинні ґрунтуватись на узагальненні закономірностей та тенденцій розвитку процесів змістовного блоку.
Забезпечувальний блок призначений для створення необхідних вимог для функціонування системи і складається з підсистем кадрового, нормативно-методичного, інформаційного та матеріально-технічного забезпечення.
2. З позиції організаційно-інституціонального підходу управління персоналом розглядається як різноманітна діяльність різних суб’єктів, спрямована на реалізацію цілей стратегічного розвитку організації та виконання завдань щодо найбільш ефективного використання зайнятих на виробництві працівників. Однією з особливостей управління персоналом є те, що воно не може бути здійснено будь-яким одним суб’єктом. Отже, необхідна їх взаємодія, яка повинна бути безсуперечною і узгодженою. Багатосуб’єктність управління персоналом, необхідність поділу функцій управління персоналом між різними учасниками цього процесу вимагає узгодження їх дій. Враховуючи підпорядкованість різних суб’єктів управління, наділення їх правами і відповідальністю, делегування повноважень у сфері управління персоналом, система постає як сукупність суб’єктів, стійких зв’язків і відносин між ними, в які вони вступають в процесі реалізації функцій управління персоналом.
3. В ракурсі технологічно-процесуальних аспектів управління персоналом в загальному вигляді, може бути розглянуте як процес керівного впливу суб’єкта на об’єкт. Воно здійснюється через певний механізм. Цей механізм складається з елементів управління. Тобто акцент зміщується на методи і цілі управління.
У практиці управління методи керівного впливу розглядаються як сукупність дій, процедур і програм впливу організації на своїх співробітників з метою максимального використання їх трудового та інтелектуального потенціалу. Оскільки, на відміну від інших підходів, тут основний упор дослідження робиться на механізми, технології, інструменти і процедури реалізації функцій управління персоналом, то і структура системи управління персоналом, повинна містити в собі описання елементів управління, а також основні відносини, що виникають в рамках даного процесу взаємодії.
Об’єкт управління – елемент, на який спрямоване управління. В даному випадку це окремі працівники і колективи. Саме до них в процесі трудових взаємовідносин застосовується вплив за допомогою методів управління. Методи управління – це способи впливу на об’єкт управління. Методи управління персоналом реалізуються у вигляді заходів, які являють собою «дії, спрямовані на досягнення персоналом завдань роботи організації, що проводяться з урахуванням конкретних завдань». [41] Ці дії здійснюються за допомогою процедур управління. Під ними розуміють певні, формально узаконені прийоми впливу суб’єкта на об’єкт управління, або навпаки. Так, наприклад, пошук перспективних спеціалістів (захід) може охоплювати прийоми аналізу ринку праці, співробітництво з навчальними закладами й інше. Методи і процедури управління покликані забезпечити реалізацію управлінських рішень. Сукупність взаємодоповнювальних методів, спрямованих на вирішення певної задачі в рамках управління будь-яким процесом є механізмом. Наприклад, механізм управління кар’єрою визначається як «узгоджена і відповідна умовам управління сукупність засобів і методів, що забезпечують якісні зміни професійного потенціалу особистості і адекватних способів його реалізації». [41] Важливо, що механізм є не тільки комбінацією різноманітних методів, але і передбачає певну послідовність їх застосування, що реалізується суб’єктом управління. Суб’єкт управління – менеджер або працівник апарату управління, який безпосередньо здійснює розробку і реалізацію рішень. Враховуючи розглянуті варіанти структурування системи управління персоналом, можна зробити висновок, у найзагальнішому випадку абстрактна структура системи управління персоналом  містить:

  • систему суб’єктів, що ставлять задачі діяльності і координують її у відповідності з цілями організації, за допомогою керівного впливу;
  • змістовну підсистему, що визначається соціально-трудовими процесами і відносинами, поділену на стратегічні, оперативні і тактичні компоненти;
  • об’єкт управління, який, перебуваючи під дією зовнішніх і внутрішніх  впливів, визначає ефективність діяльності суб’єкта і всієї організації в цілому.

Розглянуті варіанти структурування системи управління персоналом дозволяють перейти до більш глибокого аналізу окремих її елементів і дослідження використовуваних в організаціях систем управління персоналом.

Контрольні запитання

  • Що розуміється під структурою персоналу?
  • Що входить в поняття структури управління організацією?
  • Назвіть види структури персоналу.
  • Що відображає статистична структура?
  • Що характеризує аналітична структура?
  • Чим оперує поняття соціальної структури персоналу?
  • Що в першу чергу враховують, проектуючи структуру служби інформаційної безпеки?
  • Які основні складові структури управління?
  • Що розуміють під системою управління персоналу?
  • Опишіть основні елементи системи управління персоналом.
  • Чим визначається структура системи управління персоналом?