Передмова

Розділ 1 ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГІЧНІ ЗАСАДИ ПСИХОЛОГІЇ УПРАВЛІННЯ В ОРГАНІЗАЦІЇ

Розділ 2 УПРАВЛІННЯ ПРАЦЕЮ

Розділ 3 УПРАВЛІННЯ ЛЮДЬМИ

Розділ 4 УПРАВЛІННЯ ОРГАНІЗАЦІЄЮ

Тестові завдання для самоперевірки

Список використаної та рекомендованої літератури

Короткий термінологічний словник

2.3.1 Вплив тайм-менеджменту на ефективність організації роботи менеджера

2.3.1.1 Самоменеджмент і тайм-менеджмент

Важливим, як організаційним, так і психологічним аспектом організації роботи менеджера є самоменеджмент.

Самоменеджмент – це саморозвиток менеджера як особистості і самоорганізація його особистої діяльності.

Основні цілі самоменеджменту:

– максимальне використання часу і своїх можливостей;

– свідоме управління плином життя;

– подолання проблем як на роботі, так і в особистому житті.

Практика організації роботи менеджера, зокрема самоменеджмент, засвідчує важливість такого фактора організації роботи як час, управління часом.

Тайм-менеджмент – це управління часом, сукупність випробуваних методів роботи, які дозволяють встигати зробити більше за менший період часу.

Завдання ефективного використання робочого часу завжди актуальне для керівників, тому що вони управляють не тільки своїм власним часом, але і робочим часом своїх підлеглих.

Значний внесок в розробку проблеми тайм-менеджменту, зокрема його розгляду в контексті стресу, зробив Девід Льюїс. Надалі будемо аналізувати питання організації часу на основі його ідей, зокрема

ідей, викладених в праці ”Стрес-менеджер” (1995) [52].

Хоча ми використовуємо фразу ”організація часу”, ми нічого з часом робити не в змозі: не можемо його зупинити, сповільнити, відняти, додати. Говорячи про організацію часу, ми маємо на увазі організацію нас самих та, за можливості, нашого оточення. Тому управління часом є самоорганізацією людини.

2.3.1.2 Дефіцит часу і стрес

У другій половині ХХ ст. активно обговорювали ідеї ”золотого віку” та ”комунізму”, коли головною проблемою людства стане проблема проведення вільного від роботи часу. Зростання продуктивності праці, механізація, автоматизація, комп’ютеризація виробництва передбачали скорочення робочого дня та вивільнення часу для дозвілля.

Але сьогодні все виглядає по-іншому. Через небезпеку звільнення багато людей збільшують свій робочий день, не можуть собі дозволити навіть один вихідний. Для забезпечення більш стабільного життя люди намагаються зробити кар’єру або просто зберегти своє робоче місце, але більшості з них доводиться жертвувавати особистим життям та сім’єю.

Особливо гострою проблема часу стає для менеджерів.

Поєднання збільшення робочого дня, зростаючого обсягу роботи, відсутності впевненості в майбутньому, особистої відповідальності привело до стрімкого зростання пов’язаного з роботою стресу. Дослідження показують, що за останні десятиліття рівень стресу подвоївся, а більше половини менеджерів компаній страждають від стресу.

В результаті значно збільшилася кількість захворювань обумовлених стресом. Це, в першу чергу, серцево-судинні захворювання (високий кров’яний тиск, інсульти, інфаркти), язва шлуну, послаблення імунної системи, депресивні стани, емоційні зриви та ін.

Дефіцит часу призводить до все більш роз’єднаного і менш відкритого суспільства. Дефіцитом стає спілкування та дружелюбність, адже на них потрібно багато часу, який сам стає дефіцитом. Особливо небезпечний вплив це має на сімейне життя.

”Тиск” часу, напруженість призводять також до падіння продуктивності праці, падіння моральності, мотивації та якості праці в організації.

Швидкість змін та супроводжуючий їх стрес і дефіцит часу зростає внаслідок трьох взаємопов’язаних факторів:

• зростання інформації подвоюється кожні 20 місяців – це потребує постійно шукати додатковий час для приведення знань і умінь до вимог часу;

• швидкість ”старіння інформації” – вважається, наприклад, що в сфері обчислювальної техніки половина знань спеціаліста старіє протягом декількох років;

• швидкість передавання інформації зростає і менеджери мають обмаль часу для зваженого прийняття рішень.

Такий стан є загрозливим для здоров’я менеджера, його психіки.

Вихід з цієї ситуації в розумній організації часу.

2.3.1.3 Організація часу

Епіграфом до аналізу питання організації часу можуть бути слова А. Лінкольна: ”Якщо би у мене було дев’ять годин на те, щоб зрубати дерево, шість з них я би витратив на заточування сокири”.

Для того, щоб організувати себе та успішно розпоряджатися своїм часом необхідно знати три речі:

• цілі, які ви хочете досягти в своєму особистому та професійному житті;

• як ви тепер витрачаєте свій час;

• шляхи самого ефективного розподілу часу для досягнення ваших цілей.

Зупинимось на аналізі цих питань.

Визначення цілей та пріоритетів

Здатність ставити перед собою чіткі цілі та планувати їх досягнення – головне уміння, притаманне людям, які досягли успіхів у всіх сферах життя. Це допомагає:

– сконцентрувати свої зусилля;

– внести ясність думки;

– визначити пріоритети;

– посилити мотивацію;

– покращити спілкування;

– надихнути себе на успіх.

Після визначення списку конкретних, реальних та досягаємих цілей, потрібно визначити шляхи до їх досягнення – визначити пріоритети. Як визначення конкретних цілей – єдиний спосіб забезпечити розумне використання вашого часу, так і розстановка пріоритетів – єдиний шлях, прямуючи яким ви можете продуктивно і ефективно працювати, наближаючи досягнення цих цілей.

Облік вашого часу

Вихідною точкою для організації часу є облік затраченого часу за допомогою письмової фіксації.

Шляхи найефективнішого розподілу часу для досягнення ваших цілей.

Так як предметом нашого аналізу є питання організації часу, надалі сконцентруємо свою увагу на проблемі ”шляхів найефективнішого розподілу часу”.

Якщо вам потрібно виконати роботу, яка потребує значних затрат часу, перед тим як приступити до її виконання, потрібно задати собі чотири запитання:

1. Чи потрібно це робити взагалі?

2. Чи повинен це робити я?

3. Чи можна роботу відкласти?

4. Чи винен я виконати її терміново?

Відмовитися? Делегувати? Відкласти? Робити? – обдумування цих чотирьох запитань, яке Девіс Льюїс називає – чотиристороннім підходом до організації часу – займе кілька миттєвостей, однак протягом року заощадить величезну кількість часу, енергії і зусиль, підвищить продуктивність та зменшить напруження.

1. Відмова від роботи

Дослідження показують, що деякі завдання, що потребують чимало часу, робляться швидше за звичкою, ніж у зв’язку з їх значущістю для продуктивності, ефективності чи прибутковості.

Наприклад, виявлено, що 80% внутрішньої документації у великих організаціях не мають або майже не мають ніякої реальної цінності. Тільки п’ята частина роботи управлінського персоналу над документацією, вносить вагомий внесок в успіх компанії, інші просто породжують ”зайнятість”.

В законі 80/20 італійського економіста Вільфредо Паретто стосовно до часу менеджера сказано, що приблизно 80% часу менеджера витрачається на завдання, які приносять 20% його результатів, тоді як діяльність, що дає 80% його досягнень, займає тільки 20% часу.

Виходить, що 8 з 10 складових справ робочого дня менеджера – ”злодії, що крадуть наш час”.

Від яких справ ми можемо відмовитися? Для цього потрібно дати відповідь на два запитання.

• Чи сприяє виконання цього завдання досягненню однієї з моїх цілей? Якщо ”так”, тоді потрібно перейти до наступного запитання.

• Я є саме тією людиною, яка найкраще впорається з цією роботою?

2. Делегування

Нездатність делегувати повноваження – найбільша перешкода для ефективної роботи багатьох менеджерів і професіоналів. Дослідження показують, що в деяких компаніях 97% робочого дня менеджерів іде не на управління, а на виконання. Одне з досліджень показало, що половину всього часу менеджера займає робота, яку набагато ефективніше б виконали секретарі, а інші завдання, що займають 40% часу, потрібно було б передати колегам або підлеглим. Делегування дозволить вам витрачати час на те, що ви робите добре, і менше на те, що ви робите менш ефективно.

Питання делегування повноважень ми будемо розглядати окремо.

3. Затримка

Томас Джеферсон писав Джорджу Вашингтону: ”Затримка краще помилки”. Сьогодні до цих слів можна добавити ”... і даремного витрачання часу”.

Реальність така, що якщо занадто повільне просування вперед може призвести до втрати можливостей, то занадто швидке іноді може стати причиною прорахунків.

Потрібно розрізняти позитивну затримку і негативну, більш відому як відтягування.

Причини, які заставляють людей відтягувати виконання завдання:

• відтягування, викликане перфекціонізмом (прагненням до досконалості);

• відтягування, викликане ворожістю;

• відтягування, викликане ”порушенням крайнього терміну”.

Затримка продуктивна, коли:

• завдання з низьким пріоритетом відкладається на користь високопріоритетного завдання;

• ви емоційно збуджені;

• вам не вистачає вміння або інформації для якісного виконання завдання;

• ваш фізичний або розумовий стан робить продуктивну роботу неможливою.

4. Перехід до роботи

Усвідомивши важливість завдання і необхідність виконувати його самому, потрібно приступати до його виконання. При цьому не потрібно потрапити в пастку відтягування. Як зробити, щоб не потрапити в пастку відтягування та ефективно виконати завдання першочергової важливості? Для цього Девід Льюіс рекомендує оволодіти 10 навиками.

1. Самодисципліна.

2. Визначення основних результативних областей.

3. Постановка цілей.

4. Контроль перерв у роботі.

5. Планування та визначення пріоритетів.

6. Уникання відтягування.

7. Участь і /чи організація корисних нарад.

8. Зосередженість і концентрація.

9. Делегування.

10. Налагоджені методи роботи.

2.3.1.4 Час і успіх організації

Для процвітання компаній найважливішим завжди було управління двома ключовими ресурсами: капіталом та робочою силою. Сьогодні до цього списку добавився третій фактор – час. Дослідження сотень компаній визначили організацію часу як основний елемент корпоративного успіху. Виявлено, що організація часу більш важливіша, ніж затрати, продажі, продуктивність та якість продукції. Вона стосується всіх аспектів бізнесу: від доставки до досліджень та розробок, від конкурентної боротьби до вивчення потреб споживачів.

Способи організації часу в компанії:

• ставте перед співробітниками чіткі цілі;

• розбивайте довготермінові складні цілі та короткотермінові, чітко окреслені потижневі та поденні;

• ціль повинна спрямовувати вас, а не керувати вами;

• формуйте проект в термінах відчутних основних результатів, а не загальних цілей;

• припиняйте намагання підлеглих, які працюють без бажання, прикриватися ”зайнятістю”;

• подавайте робочі плани, графіки робіт у письмовому вигляді;

• рухайтесь вперед, розширюйте та активізуйте використання нових прийомів організації часу;

• не задовольняйтесь поточними рівнями ефективності використання часу;

• виключайте кроки, які не дають прибутку (філософія ”олив”);

• раціоналізуйте все, що можливо;

• там, де можливо, раціоналізуйте процедури;

• уникайте накопичення невиконаних завдань;

• переключайтесь на звітність в крайніх випадках (Парето – 20/80);

• використовуйте прийоми 10-хвилинної організації часу.

Основні поняття і ключові слова: самоменеджмент, тайм-менеджмент, дефіцит часу, стрес, організація часу, організація часу в компанії.